マニュアル制作・DTP編集・翻訳

　業務マニュアルは、業務に関するノウハウを標準化する作業です。業務マニュアルをつくるためには、業務そのものの整理とマニュアル制作という２つの側面が必要になります。業務マニュアルは、「経営効率の向上と顧客満足度の向上を形にした物」といえます。これを達成するには、「課題解決とノウハウ集約」という具体的な目標をもって、マニュアルを作成します。
　「課題解決とノウハウ集約」を正しくマニュアルに盛り込めれば、現状の業務・作業・サービスの質を向上させ、社員の生産性を向上させることができます。

業務マニュアルが無いと

• 仕事の手順をその都度、それぞれの人が考えるため、ムダな時間を発生させる。また、その都度考えた手順は検証が難しいため、仕事のミスやモレ、遅れなどにつながりやすい。
• 過去のよいノウハウが活かされていないため、仕事の効率が低い。
• 過去に確立したよいノウハウが、いつの間にか忘れられたり、散逸してしまう。また、それを探すのにムダな時間がかかる。
• 仕事の進め方が個人化されるため、会社や職場の方針に合わない仕事の進め方となる危険性がある。

弊社は次ような事を考え、取り組んで制作していきます。

●業務の手順や内容を共有・標準化

　誰にでも業務を行えるようにルールを決める

●トラブルやクレーム対応方法の把握

●業務の効率化

　時間短縮・コストの削減

●サービスや品質の維持・向上

●仕事の全体像が把握できる。

　経験者や、新人や若手でも分かるマニュアルにするために、全体像の記載が必要です。新人や若手は、仕事の意味を理解することにより、不安なく、前向きに行動することができます。間違った行動を取ったり、周囲に負担をかけたりすることが少なくなります。

●「しなければいけない事」「してはいけない事」が標準化され、分かりやすい構成になっている。

　マニュアルの全体構成が分かりにくいと、判断に迷うことがあります。全体構成が機能的に整理して、体系的に並べてなければ「分かりやすいマニュアル」とはいえません。写真やイラストまたはスローガンなどを使って、より理解ができ分かりやすいものにします。

●「到達目標」が数値や明白な行動レベルで示されている。

　何をしたら良いのかを行動レベルで示すと、目標が理解されやすいです。
　また、漠然としたものでなく、数値を使って目標を立てるとより効果的です。例えば、フローチャート図などで、仕事の流れを踏まえて書きます。

●「チェックリスト」などで確認ができる。

　チェックリストにより、仕事の手順を標準化すれば、業務品質を安定させることが可能です。

●用語の意味が分かるように記載されている。

　新人や若手にも分かるように専門用語などは解説します。

●クレームやトラブルなどの事例が記載されている。

　事例が記載してあると、スムーズに対処でき、印象強くすることで組織として共有できます。